Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Важные правила для контроля документооборота
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Организация документооборота в банке
Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:
- возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
- масштабируемость;
- высокое быстродействие;
- повышенный уровень защищенности;
- возможность интеграции с различными IT-продуктами;
- соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.
Как организовать эффективный документооборот в организации?
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
Централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.
Децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.
Смешанная — при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть — в структурных подразделениях.
Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
- входящие документы
- исходящие документы
- внутренние документы
- коммерческие контракты
- документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:
- 01 — индекс структурного подразделения
- 05 — номер дела по номенклатуре
- 134 — порядковый номер документа по журналу регистрации
В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Кто отвечает за ведение бухучета
За организацию ведения бухучета также отвечает руководитель (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Если иное не предусмотрено законом, руководитель фирмы обязан возложить функции по бухучету на компетентное лицо (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Им может быть:
- главный бухгалтер или иной компетентный сотрудник компании (в банковских учреждениях — только главный бухгалтер);
- сторонняя организация или физлицо, оказывающие услуги по договору.
Вести бухучет сам, без привлечения других лиц, штатных или внештатных, может только:
- руководитель хозяйствующего субъекта, который по закону имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета;
- руководитель предприятия, классифицируемого как субъект среднего бизнеса.
Профессиональная ответственность
Принято считать, что от основной причины возникновения ответственности за учетные ошибки – человеческий фактор – не застрахован никто. Между тем компании, оказывающие бухгалтерские услуги, имеют возможность компенсировать потери своих клиентов не в последнюю очередь благодаря страхованию профессиональной деятельности.
Профессиональное страхование действует для услуг, связанных с использованием профессиональных знаний и опыта. Страховым случаем при этом вполне может быть неправильный учет расходов заказчика бухгалтерских услуг, который привел к увеличению налогооблагаемой базы. Конечно, ошибки, возникшие из-за подложных документов или умышленного их отсутствия страховать никто не будет. Однако под профессиональными ошибками понимают не только добросовестные ошибочные, но и небрежные действия (бездействие), допущенные застрахованным лицом.
Таким образом, к ошибкам (упущениям) могут быть отнесены только непреднамеренные действия (бездействие). Перечень видов профессиональной деятельности, в отношении которых можно осуществлять страхование ответственности, строго не ограничен. И все же вряд ли какая-либо страховая компания заключит договор о страховании главного бухгалтера, так как он работает по трудовому договору и исполняет свои обязанности, а не оказывает услуги.
Договор страхования профессиональной ответственности, разработанный нашей компанией совместно с , включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний. В связи с ростом клиентской базы сумма страхового покрытия ежегодно увеличивается. Это дает нашим клиентам гарантию того, что даже в случае серьезного финансового ущерба мы сможем компенсировать его в полном объеме.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
-
Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Как внедрить документооборот на предприятии
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Итак, современная и правильно выбранная программа:
- улучшает производительность труда;
- помогает своевременно актуализировать контент;
- обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
- минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
- значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
- сокращает штат обслуживающих сотрудников;
- повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
- упрощает составление отчетности;
- снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
- позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
- объединяет все используемые офисные приложения.
Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
Часть 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, содержащая требования к составлению первичных учетных документов, дополнена новыми полномочиями главбуха или лица, ведущего учет в организации: письменно изложенные требования бухгалтера касательно составления документов являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.
Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.
Теперь от требований бухгалтера отмахнуться не получится, поскольку основания для их исполнения будут закреплены на уровне федерального закона.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Что относить к документам
Понятие «документ» в новом стандарте расширили. В него теперь входят не только первичные учетные документы, но и бухгалтерские регистры. А это значит, что все новые правил а применяют и к регистрам.
Кроме того, если бумага содержит все обязательные реквизиты документа из закона о бухучете, то новый стандарт разрешает использовать в качестве первичного и ее. Речь идет о тех документах, которые раньше к первичным не относили (договор, судебный акт, авансовый отчет, товарный чек, квитанция об оплате, кассовый чек и т. д.).
Вот новая норма об отнесении документов к первичным — подпункт «г» пункта 9 ФСБУ 27/2021.
Все первичные документы составляют документооборот фирмы. Их вы можете составлять в бумажном или электронном виде.
Также советуем не забывать, что есть такие бумаги, которым налоговики при проверках уделяют наиболее пристальное внимание.
А теперь «пройдемся» по главным новшествам нового ФСБУ 27/2021.