Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рассказываем, что делать при потере трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Другие варианты решения проблемы
Зачастую восстановить потерянные трудовые книжки не всегда возможно, обратившись к непосредственному работодателю. Обычно такое происходит в том случае, если предприятие ликвидировано, например, в результате процедуры банкротства. Таким образом, работнику придется рассчитывать только на свои силы. Компания выдаст ему книжку в виде ее дубликата. В этом документе также будет указываться стаж работы на предприятии. Информацию о работе в других компаниях и соответствующие отметки в дубликате трудовой книжки придется ставить самостоятельно. Для этого придется побывать на всех предприятиях, где работал гражданин. Часто бывает так, что работник сам теряет свою трудовую книжку. В этом случае ему также придется своими силами заниматься восстановлением документа.
Восстановить книжку можно, например, через пенсионный фонд, в который необходимо послать запрос о своем стаже. Все работодатели в СПБ, МСК и других городах обязаны регистрировать трудовые договоры в ПФ. Также можно провести процедуру восстановления книжки через суд, который направит запросы в госорганы для получения необходимой информации.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение
Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.
Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки — пусть увольняется.
Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?
Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее — ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.
Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?
НЕ ЗАБЫТЬ!
Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек
По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае — при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).
Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но
Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?
Дубликат трудовой книжки по упрощенной форме
Утерянный документ часто восстанавливают с помощью упрощенной процедуры. Для этого нужно пойти в Пенсионный фонд и запросить справку об уплате обязательных страховых взносов. По закону ПФР не вправе отказать гражданину в предоставлении выписки.
Для оформления выписки понадобятся:
- СНИЛС;
- справка о доходах;
- трудовой контракт;
- зарплатные ведомости.
При подготовке дубликата ТК учитывают следующее:
- правильность информации;
- государственный язык;
- указание информации в хронологическом порядке;
- внесение сведений без сокращений, ошибок и зачеркиваний;
- наличие штампов.
Процедуру восстановления осуществить проще, если у владельца есть заверенная нотариусом ксерокопия ТК.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Восстановить трудовую
Восстановить трудовую никак нельзя, новая трудовая будет дубликатом. Для этого будет нужно обойти всех бывших нанимателей. Когда обнаружили потерю документа необходимо срочно сообщить об этом на предприятие, где вы последний раз работали. Предоставить туда заявление о пропаже.
Потом в течение 15 дней, после его получения нанимателю необходимо гражданину предоставить дубликат.
Делаются в нем следующие записи:
- стаж;
- о заслугах;
- санкции.
Засвидетельствовать присутствие стажа могут только уникальные документы. К таким относятся:
- приказ о включении в штат;
- договора трудовые;
- ведомости выданных зарплат либо ЛС;
- справка формы СЗВ-К;
- выдержка с СЗИ-5;
- остальные документы, доказывающие исполнение работ.
В дубликате потребуется показать итоговую сумму стажа, без указания, где человек работал.
Трудовую книжку потерял работодатель
Наниматель тоже может потерять трудовые своих работников. Тогда их надо восстанавливать и этим должен заниматься сам наниматель. Предприятие берет на себя обязательство в этом только тогда, когда гражданин был в штате во время утраты документов. Бывает, что утрата документа могла произойти по причинам, не зависящими от нанимателя. Это случиться может при пожаре, стихийных бедствиях, халатности работников, преступного злого замысла.
По закону надо создать особую комиссию, в составе:
- работодателя представители;
- власти исполнительной;
- профсоюзов;
- трудового коллектива.
Возобновление трудовой проходит на основании представленных гражданами документов о присутствие у них трудовых взаимоотношений и стажа.
В случае их нехватки, выборочно опрашивают свидетелей, их обязано быть двое. Составляет комиссия документ, где указываются все нужные данные. Заполняется дубликат на базе отмеченных в нем сведений.
Если наниматель признается, что элементарно допустил потерю трудовой он должен ответить в административном порядке. Это преступление есть в КоАП (5.27). За эту невнимательность ему угрожает штраф от 5 до пятидесяти зарплат минимальных. Когда это случается не в первый раз он будет на 3 года дисквалифицирован.
Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение
Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.
Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки — пусть увольняется.
Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?
Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее — ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.
Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?
НЕ ЗАБЫТЬ!
Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек
По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае — при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).
Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но
Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?
Обращение в Пенсионный фонд
Работодатель оплачивает за каждого своего сотрудника страховые взносы, поэтому имеет право знать данные о его стаже. Данные заполняются в форму СЗВ-К.
Существует один метод восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд. Уполномоченное лицо на предприятии посылает запрос в Пенсионный фонд после заявления сотрудника о необходимости получить дубликат. В ответ приходят данные о трудовом стаже. Данный способ является самым надежным, так как каждый работодатель обязан посылать отчетность о трудовых договорах государству.
Данные предоставляются абсолютно бесплатно. Составляются они на основании персонифицированного учета, который предоставляется в Пенсионный фонд в обозначенное время. После подачи заявки ответ приходит в течение 10 дней.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Оформление дубликата документа производится в соответствии с нормами, прописанными в главе 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225.
Последствия утраты трудовой книжки
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Восстановление книжки подразумевает выдачу ее дубликата. В нем должна быть зафиксирована вся информация, которая находилась в оригинале. Недействительные надписи, которые были признаны таковыми, не вносятся в дубликат в силу своей незаконности. Возможность упрощения данного рода процедуры – это предъявление копии трудовой (оформленной по закону).
Книжка работника имеет важный аспект – это стаж, вследствие чего идет начисление пенсии. Здесь есть тесная связь между данным видом документа и Пенсионным фондом. По закону любой руководитель, имея все необходимое для определенных процедур, должен отчислять установленный законодательством процент в указанное госучреждение. После того, как сотрудник доработал до пенсионного возраста, ему оформляют данное пособие, исходя из этих накоплений.
Существуют ситуации, когда у гражданина нет трудовой (утеря), или же информация, которая зафиксирована в документе, не имеет законной силы в связи с ошибками или неточностями. Тогда работнику необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Но при этом у человека, требующего подтвердить его стаж (восстановить книжку), должна быть документация, указывающая на подлинность информации.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.