Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы кадровой службы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Оформление регистрационного журнала
Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации
— Журнал регистрации трудовых договоров.
Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.
— Журнал регистрации личных карточек. — Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации). — Журналы регистрации приказов (распоряжений).
Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).
Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».
Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».
Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).
— Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).
Оформление регистрационного журнала
Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.
Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях
Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях . Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (пример 1).
Отметим, что обязанность вести журнал учета трудовых договоров трудовым законодательством не установлена. Но на практике договоры учитываются: это необходимо для идентификации. Обычно журнал бумажный, потому что в нем сразу же расписывается работник в получении своего экземпляра. Если бы журнал регистрации трудовых договоров был электронный, то все равно пришлось бы заводить бумажную форму для подписи в получении. Поэтому чаще всего он на бумажном носителе. Нумерацию и прошивку бумажных журналов можно назвать практикой делового оборота. Так делает большинство работодателей, хотя обязанности подобной нет.
Пример 1. Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров.
Хранение журналов регистрации кадровых документов
Хранение журналов регистрации и книг учета кадровых документов, в том числе и электронных, осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526. Эти Правила определяют общие принципы хранения документов, а источником сроков хранения (в отсутствие номенклатуры дел) является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Процитируем фрагмент ст. 695 указанного Перечня. В комментариях он не нуждается.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
До начала внесения записей:
- все страницы нумеруют;
- книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
- указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
- подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
- на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.
Не допускается:
- подтирание ластиком;
- использование различных канцелярских средств корректировки текста;
- вырывание страниц.
В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.
Требование к оформлению журнала
Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.
Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:
- регистрация изданных компанией кадровых документов;
- быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
- хранение и архивирование бумаг компании.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
| № п/п | Дата | Номер приказа | Разновидность приказа | Сотрудник | Табельный номер приказа | Основание |
| 100 | 3.05.2014 | 20-лс | Перевод на другую должность | Иванов Иван Иванович | 28394 | Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012 |
| 101 | 3.05.2014 | 21-лс | Прием на работу | Орлова Ольга Павловна | 30492 | Заявление |
| 102 | 3.05.2014 | 22-лс | Прием на работу | Антонов Петр Николаевич | 67540 | Заявление |
Стоит отметить, что ЛНА имеют, как правило, одностороннюю природу разработки. ЛНА — это внутренние «законы» компании, разработанные работодателями (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), на которые не может влиять работник.
Локальные нормативные акты регулируют те особенности трудовых отношений работника и работодателя, которые специфичны исключительно для трудовых отношений конкретной организации. Например, правилами внутреннего трудового распорядка можно установить такие нюансы, как режим работы, размер доплаты в ночное время и т. д.
К сведению. В начало любого ЛНА целесообразно включить все понятия и определения, которыми оперирует данный акт. Однако нет необходимости переписывать статьи ТК РФ. Этот документ должен быть лаконичным, емким, ясным и понятным для работодателя и работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
По сути, это «конституция» организации.
К сведению. Если в компании есть представительный орган работников, то ПВТР утверждаются работодателем с учетом его мнения. Кроме того, возможна процедура согласования с представительным органом работников, где необходимы подписи обеих сторон (ст. 8 ТК РФ).
Процедура учета мнения профсоюза при разработке ПВТР следующая:
— проект ПВТР и обоснование по нему направляются в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников;
— выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня его получения направляет работодателю в письменной форме мотивированное мнение по проекту;
— если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения;
— при недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять ПВТР, которые могут быть обжалованы выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.
Отметим, что часто ПВТР являются приложением к коллективному договору (при условии, что в организации заключен коллективный договор). Но это не означает, что работодатель не сможет утвердить ПВТР как самостоятельный ЛНА.
Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный ЛНА, в отличие от тех же ПВТР. Однако, согласно ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Кстати, во многих организациях еще есть Положения о премировании (о материальном стимулировании, поощрении, вознаграждении по итогам работы и т. п.).
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Соответственно, если у работников вся система оплаты труда содержится в заключенном трудовом договоре, то положение об оплате труда не будет являться обязательным. Но такая ситуация маловероятна. Если в трудовом договоре устанавливается только оклад, а фактически дополнительно выплачиваются различные премии, бонусы, компенсационные выплаты, то положение об оплате труда переходит в категорию обязательных ЛНА.
К сведению. Обратите внимание: в соответствии со ст. 135 ТК РФ, если работодатель все же решил разработать положение об оплате труда и в организации есть профсоюз, то так же, как и правила внутреннего трудового распорядка, данный ЛНА принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (в аналогичном порядке).
Положение о персональных данных работников является обязательным ЛНА и регулируется ст. 86 ТК РФ и специальным законом, указанным в Таблице 2 (на стр. 53).
Работодатель при приеме на работу сотрудников должен взять с них согласие на обработку персональных данных. Чтобы не увеличивать объем документооборота, можно в трудовой договор включить следующее положение: «Заключая настоящий трудовой договор, я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии со ст. 86 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
К сведению. Если организацию ожидает проверка контролирующих органов в отношении персональных данных, а у работодателя нет положения об оплате труда и согласий от работников на обработку персональных данных, то не стоит переживать — данные документы можно сформировать и подписать до начала проверки. О сроках проверки работодатель может узнать из планов проверок на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Государственной инс��екции труда, которые публикуются в конце года (обычно в конце декабря), предшествующего проверочным мероприятиям.
Должностные инструкции (инструкции по профессии прямо не предусмотрены ТК РФ, однако могут быть разработаны в качестве ЛНА, если в трудовых договорах работников не описаны трудовые функции. Данная позиция отражена в письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 N 4412-6. Особенно удобно иметь должностные инструкции (инструкции по профессии) в качестве ЛНА в большой организации. Кстати, они могут быть оформлены и как приложение к трудовому договору.
Законодательство не регламентирует четкие формы и правила разработки должностной инструкции (инструкции по профессии). Должностная инструкция (инструкция по профессии) оформляется на усмотрение работодателя. Чем подробнее будут прописаны квалификационные требования, трудовые функции, сроки выполнения заданий и предоставления отчетности, тем легче будет сотрудничать работнику и работодателю.
К сведению. Имейте в виду: если работодатель заключил с работником трудовой договор, но не описал в нем подробно трудовую функцию и не ознакомил с должностной инструкцией, он несет риск нечеткого выполнения задач и невозможности повлиять на сотрудника.
Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК РФ, однако ряд статей кодекса регулирует отношения, касающиеся коммерческой тайны. И если трудовая функция работника связана с такими сведениями, то положение о коммерческой тайне в организации должно быть в наличии. Кроме того, если в компании будет отсутствовать подобный акт, уволить работника за разглашение коммерческой тайны будет непросто.
На основании лишь одного пункта в трудовом договоре о том, что работник обязан не разглашать коммерческую тайну, не может быть обеспечен режим ее сохранности. Определение, разграничение информации, составляющей коммерческую тайну, перечень сотрудников, допущенных к подобным сведениям, — все это устанавливается названным документом.
К сведению. Работодателю для разработки внутренних документов целесообразно установить порядок их составления и утверждения. Например, назначить ответственного за подготовку ЛНА (обычно это руководитель отдела персонала), лиц, обязанных предоставить информацию, установить сроки предоставления данных по всем подразделениям и пр.
Положение об аттестации — необязательный ЛНА; он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).
К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
- расчетная ведомость (форма № Т-51);
- платежная ведомость (форма № Т-53);
- журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
- лицевой счет (форма № Т-54);
- лицевой счет (форма № Т-54а);
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).
Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.
Кадровые Документы Которые Должны Быть В Организации 2021
Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).
В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.
Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.
Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.
Как подготовить кадровые документы к приходу проверяющих органов
Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит подготовку к проверке. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:
- проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т.д.);
- создает документ по образцу.
В рамках подготовки кадровых документов к проверке нанимателю необходимо:
1. Сличить имеющиеся кадровые документы с номенклатурой дел и проанализировать, вся ли необходимая кадровая документация имеется в наличии, в том числе:
- определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
- определить список необязательных кадровых документов, которые целесообразно иметь в наличии.