Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сверить задолженность с контрагентами в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Контроль над взаиморасчетами с поставщиками и подрядчиками — это ключевая обязанность бухгалтера по расчетам. Сверять показатели требуется систематически, а не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетностью.
Сверки с контрагентами позволят:
- исключить ошибки в бухгалтерском учете;
- не допустить просрочек, неустоек, штрафов и пеней по контрактам;
- исключить просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- проверить полноту исполнения обязательств, принятых поставщиками и подрядчиками;
- исключить нецелевое использование бюджетных и целевых средств.
Какие документы проверять
Для достоверной сверки взаиморасчетов между заказчиком и исполнителем по государственному и муниципальному контракту необходимо проверить следующие документы:
|
Наименование документа |
Что проверять |
|---|---|
|
Контракт |
Договор, соглашение или контракт — это ключевой документ, который определяет условия сделки. Необходимо уточнить следующие позиции контракта:
|
|
Счета |
Даты и суммы счетов на перечисление аванса в рамках договора или госконтракта. Счета подлежат рассмотрению только в том случае, если по условиям контракта предусмотрена авансовая система оплаты |
|
Счета-фактуры |
Принятые от исполнителя счета-фактуры проверяйте по следующим позициям:
Обратите внимание на существенные ошибки в счетах-фактурах, при наличии которых документ нельзя принять к учету. Это неточности и описки, которые не позволяют идентифицировать заказчика и исполнителя, информацию о товаре/работе/услуге, его стоимости и размере налога |
|
Накладные и акты |
Сверьте позиции накладных на поставку товара или актов об оказанных услугах или выполненных работах. Все значения должны соответствовать данным счета-фактуры. Расхождения не допускаются. Обратите внимание, что счет-фактура может быть оформлена на основании нескольких актов или накладных. Например, если контракт предусматривает поэтапное исполнение работ или частичные отгрузки товаров |
|
Справки о стоимости работ по контракту |
Документ обязателен для оплаты строительно-монтажных работ. Справка о стоимости работ оформляется по форме КС-3. Проверьте сумму в документе, расхождений с актами и счетами-фактурами не допускается. Обратите внимание, если госконтракт финансируется из разных источников, то справка может быть оформлена отдельно по каждому источнику. Например, если капитальный ремонт детского сада финансируется за счет средств источников федерального, регионального и местного уровней |
|
Платежные документы |
В состав платежной документации относятся, кассовые и фискальные чеки, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения или заявки на кассовый расход. Не зависимо от вида документа, проверьте:
|
|
Выписки о состоянии лицевого счета |
Проверять выписки о движении денежных средств по расчетным счетам заказчика — обязательная процедура. Выверка позволит определить правильность оплаты. Например, если в платежном поручении допущена ошибка, и деньги не поступили на расчетный счет исполнителя. В таком случае контрагент вправе требовать неустойку по контракту (если сроки оплаты нарушены). Бюджетникам важно контролировать не только реквизиты получателя, но и коды бюджетной классификации, КВР, КОСГУ, реквизиты кодов целевых субсидий, номера бюджетных обязательств. Любые ошибки при расчетах — это основание для признания оплаты нецелевым расходом |
|
Письма, претензии, деловая переписка или иные документы в рамках сделки с контрагентом |
Проверке подлежат любые документы, которые связаны с исполнением заключенного контракта. Например, контрагент уведомил заказчика об изменении платежных реквизитов |
Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.
Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.
Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.
Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.
Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.
Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.
Акт сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 – формирование и заполнение
Документ Сверка взаиморасчетов содержит вкладки Взаиморасчеты и Расчеты по финансовым инструментам.
На закладке Взаиморасчеты отображаются записи в разрезе объекта расчетов по расчетам с партнерами (поставщиками и клиентами). Сверка всегда формируется в разрезе объекта расчетов.
Возможны режимы просмотра данных сверки взаиморасчетов Объекты расчетов (общая информация) и Детальные записи (детальная информации).
В акте сверки суммы выводятся в валюте взаиморасчетов.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3 отражает расчеты двух компаний между собой за какой-либо определенный период времени. Законом нашей страны не утверждена унифицированная форма данного документа, поэтому формировать его вы можете в произвольной форме. Несмотря на то, что акт сверки не является обязательным, организации повсеместно его применяют для удобства.
После формирования в 1С данный документ можно распечатать, подписать и заверить в двух экземплярах. Один организация оставляет себе, а другой передает контрагенту. Контрагент в свою очередь может составить аналогичный акт сверки взаиморасчетов, но уже по своим данным.
Продмаркет получил этот файл, провел свою сверку и выявил расхождения в части поступления от 2 сентября. По его данным товара нам было отгружено не на 4000, как указано у нас, а на 5600 рублей.
Продмаркет указал эту ошибку в Excel файле, который мы ему прислали, а затем вернул нам этот исправленный файл по почте.
- Мы, узнав об этих расхождениях, подняли первичные документы и выяснили, что оператор при забивки накладной пропустил одну позицию.
Мы исправили эту ошибку, вновь зашли в созданный акт и снова нажали кнопку «Заполнить по данным бухгалтерского учета»:
- Так как мы уверены, что этот акт будет уже окончательным, переходим на вкладку «По данным контрагента» и нажимаем кнопку «Заполнить по данным организации»:
- Табличная часть из первой закладки полностью копируется в эту, только суммы в Дебет и Кредит инвертируются (меняются местами):
Как использовать электронный акт сверки
Как правило, организации проверяют сведения по отдельным договорам. Учитывают счета, по которым проходила оплата, и оригиналы закрывающих документов. На этом этапе необходимо отыскать расхождения в суммах.
Когда обнаружен долг, стороны чаще всего стремятся оперативно погасить его. Ведь нарушение сроков платежей является основанием для обращения в суд.
Если потерпевший контрагент решит защищать свои права в судебном порядке, он должен уложиться в сроки исковой давности. Они составляют три года с даты возникновения долга.
Внимание. Акт сверки расчетов прерывает исковую давность. Для этого достаточно оформить его до истечения трех лет с даты появления задолженности. В случае, если нарушитель подписал документ, но так и не исполнил свою обязанность, можно подать в суд.
Сверка счетов-фактур с контрагентами
Программное обеспечение СБИС позволит вашей организации значительно сократить число ошибок, которые могут совершаться по вине человеческого фактора. СБИС Электронная отчетность постоянно обновляется, а, следовательно, обладает самыми свежими данными о требованиях законодательства к оформлению актов. СБИС проинформирует ваших специалистов, если они не заметят, что контрагент совершил ошибки в своих документах. Отсутствие таких происшествий позволит вам значительно повысить качество и точность документов, которые вы предоставляете в налоговую инспекцию, а также лишит вас рисков, связанных с зачетом налога на добавленную стоимость.
Нередко случается следующее: бухгалтер может не заметить, что какой-то документ не был возвращен поставщиком. И дело не в том, что ваш сотрудник не внимательный, а в том, что он сталкивается ежедневно с огромным потоком аналогичных задач, уследить за которыми – очень сложно. В случае работы со СБИС такой проблемы у вас не будет. Программа заметит, что тот или иной контрагент не вернул в установленный срок бумаги, и напомнит об этом ответственному оператору, который, в свою очередь, сможет предпринять шаги по ее получению. Вам и вашим сотрудникам не придется иметь дело с кипой бумаг в надежде найти то, чего в ней нет.
Еще одно очевидное достоинство использования ПО для автоматизации взаимодействия со счетами-фактурами заключается в том, что программа своевременно видит и замечает все неточности и ошибки, поэтому может вовремя их обратить! Вам не придется тратить время на переделку документации и оттягивать из-за этого получение прибыли от сделки. Все будет под контролем!
Отчеты, проверенные в «Суперсверке СБИС», инспекции принимают с первого раза!
Подключив его, вы получите:
-
Сверку сотрудников в РСВ, СЗВ-М (до 10 сотрудников)
-
Автосверку расчетов с бюджетом, сводный отчет по налогам, штрафам и пени (до 5 ЮЛ)
-
Сверку НДС (книги покупок/продаж) с контрагентами (до 50 контрагентов)
-
Комплексную камеральную проверку отчетов
- Сверку 6-НДФЛ
Что делать, если в расчетах с контрагентом допущены ошибки и акт сверки оказался неверным?
Если в бухгалтерском учете контрагента отражены иные данные, не совпадающие с теми, что внесены в наш акт, то придется отыскать причину. Возможно, что в учете нашей организации допущена ошибка: в сумме, дате и др. Необходимо найти ее и исправить. А после этого снова составить акт сверки в 1С Бухгалтерия и передать его на согласование контрагенту.
- Как сделать акт сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия
- Период в Акте сверки
- Счета учета расчетов в Акте сверки
- Как сделать Акт сверки взаиморасчетов в 1С
- Как поправить ошибки и согласовать Акт сверки в 1С
- Есть расхождения с контрагентом
- Сверка согласована
- Как распечатать Акт сверки
- Как вывести полное название документа в печатной форме Акта сверки
- Как вывести счета-фактуры в Акте сверки
- Как указать договора в Акте сверки
- Как в Акте сверки указать ответственных лиц, подписывающих его
- Как вывести факсимильную подпись и печать организации в Акте сверки
Перевод бухгалтерского учета в специализированные программы можно сравнить с переходом из каменного века к веку железному. В современных условиях было бы невозможно вести учет обложившись кипой бумаг или же делая расчеты в различных файлах. Но есть вещи, которые не теряют свою полезность, несмотря на прогресс. Вот и в некоторых вопросах старый добрый Excel не потерял своей полезности в плане сверки данных больших актов, хотя во многих других случаях функциональность «1С» все больше оставляет его «без работы».
Несколько лет назад нам нужно было выровнять взаиморасчеты с поставщиком за три года. 52 548 строк – это были продажи и премии, курсовые разницы и возвраты, взаимозачеты… Сверяли месяц, но итог не шел. У сотрудника уже замылился глаз, тогда эту стопку бумаги передали мне, сказали – осталась неделя. Мне стало скверно, потому что поняла: я неделю его только листать буду, не то что сверять.
Но когда кажется, что выхода нет, к нам приходит вдохновение и свежие мысли. Я запросила акт сверки поквартально в формате Excel и вывела за те же периоды и в том же формате наш. Скопировала данные в один файл и приступила к сортировке и сверке.
Первичка в акте сверки
На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?
Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.
Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.
Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.
Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.
То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.
Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.
Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.
Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.
Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?
Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история.
Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.
Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.
Кто и на основании чего составляет акт
Протокол с расхождениями создается на основе первоначального документа проверки взаиморасчетов. Если в указанных расчетах расхождений нет, то он заверяется всеми сторонами. Если есть, то составляется протокол разногласий. Обычно его оформляет специалист по бухучету, который отвечает за осуществление платежей, налоговые операции и др. Бухгалтер проверяет все указанные показатели. Обязательно следует проверить следующие данные:
- число, месяц и год, указанный на документе;
- период, за который проводится контроль расчетов;
- остаток между поступлениями и расходами;
- дебет и кредит;
- контракты и другие необходимые бумаги.
После проведенной проверки бухгалтер ставит подпись. Затем бумагу заверяет глава компании, но только после устранения всех противоречий.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Подписание акта сверки и его юридическая сила
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.
Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.
Необходимость в составлении акта сверки взаимных расчётов
Если сотрудничество между партнёрами носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчётов: кто кому и за что должен. Обычно это производится при окончании очередного этапа контракта, либо по состоянию на последний день квартала или года. Причиной для проведения сверки может стать обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планово проводят в соответствии с учётной политикой организации.
В результате сверки могут выявиться расхождения связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Тогда запрашиваются недостающие документы и вносятся корректировки в налоговую отчётность. Запросить акт сверки может любая из сторон в любое время. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах у контрагента.
Данные бухгалтерского баланса в части оборотных средств и обязательств желательно подтверждать подписанными актами сверки взаимных расчётов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта сверки можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны. Более подробно расскажем в одном из следующих разделов.
Акт сверки взаиморасчетов Казахстан
Согласно законодательству Республики Казахстан акт сверки взаиморасчетов между контрагентами не признается первичным документом. Соответственно единого образца документа не предусмотрено, и организация может самостоятельно решать, как заполнять бумаги сверки расчетов.
В случае отсутствия задолженностей между организациями акт сверки взаимных расчетов носит символический характер. В таком случае обычно обходятся подписями лишь главных бухгалтеров обеих организаций. Однако при наличии имущественных споров такой акт не будет принят в качестве доказательства в суде.
Несмотря на то, что законодательством РК не установлено обязательное применение актов сверки взаиморасчетов, такие бумаги постоянно используются в деловых отношениях между подрядчиками и покупателями.
Как создать акт сверки в 1С
Для уточнения или согласования состояния расчетов с партнерами (контрагентами) используется сверка взаиморасчетов. Проводится она с помощью акта «Сверка взаиморасчетов».
Акт сверки – это первичный документ, предназначенный для контроля и регистрации сверки взаиморасчетов. Этот документ подтверждает финансовую дисциплину партнера и позволяет провести проверку финансовых взаимоотношений с контрагентом за выбранный период или подтвердить задолженность клиента.
Для формирования Акта сверки с партнером (контрагентом) в конфигурациях «1С:ERP» / «1С:Комплексная автоматизация» / «1С:Управление торговлей» пользователь переходит из раздела «Продажи»
/
«Расчеты с клиентами»
в справочник
«Сверки взаиморасчетов».
Также документ можно создать из разделов
«Закупки»
и
«Казначейство»
(скриншоты кликабельны).