Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить аванс по зарплате в 2023 году из‑за новых правил расчета НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник может взять отпуск в первый месяц работы, если есть взаимная договоренность с администрацией либо он относится к льготникам, которым отказать, согласно ст. 122 ТК РФ, нельзя (беременные, несовершеннолетние, усыновители, супруги, чьи жены находятся в отпуске по БиР, ветераны, чернобыльцы, супруги военнослужащих). Эти случаи прописаны непосредственно в ТК РФ и в соответствующих категориям льготников федеральных законах.
Использующий отпуск в том же месяце, в котором начал работать, сотрудник не имеет в расчетном периоде отработанных дней и заработной платы.
Вопросы предоставления аванса в компании должны быть отрегулированы на уровне локальных НА. Это касается как предоставления отпуска авансом, так и выдачи авансов по зарплате. Отпуск авансом, если он предоставляется по закону новым и давно оформленным по договору сотрудникам, требует прописать, кто и в каком порядке будет выполнять их функции в этот период, каков порядок оплаты.
Порядок начисления и выплаты аванса также регламентируется законодателем только в общих чертах. В ЛНА отражаются алгоритмы расчета аванса, сроки и порядок выдачи.
Для сотрудников-новичков необходимо прописать особый порядок получения первой и второй части заработной платы за первый месяц работы, чтобы от начала работы до первой выплаты прошло не более 1⁄2 месяца, вне зависимости от общего графика зарплатных выплат.
К примеру, если аванс в компании выдается 22 числа, а зарплата 7 числа, в ЛНА можно прописать получение первой зарплаты для:
- принятых в первые две недели (до 14 числа) – 15 числа;
- принятых с 15-21 – 22 числа, одновременно с другими;
- принятых с 22 до конца месяца – 7 числа, общий срок выплаты.
Под ЛНА здесь понимается договор с работником или колдоговор с приложением: Правилами внутреннего трудового распорядка – ПВТР (ст. 136, 190 ТК РФ). Исходя из формулировки ст. 190, следует вывод, что ПВТР может служить не только приложением к колдоговору, но и самостоятельным ЛНА, если колдоговор не заключался.
По мнению судей и чиновников Роструда, нормы могут быть прописаны в одном из ЛНА, однако Роструд считает первостепенным положения ПВТР (документ №ПГ/1004-6-1 от 06/03/12 г., опред. Мосгорсуда №4г/5-12211/12 от 24/12/12 г.). Можно прописать все особенности выдачи аванса в Правилах, а в другие ЛНА, затрагивающие этот вопрос, дать ссылки на документ.
Отличие 5. Фиксация суммы в отдельном расчетном листке
Трудовое законодательство требует от работодателя письменно сообщать своим работникам о размере и составе их заработка в расчетном листке. Нужно ли формировать отдельно такой листок при выплате аванса?
В этом вопросе легко запутаться из-за противоречивых разъяснений чиновников. Еще недавно специалисты сайта «Онлайнинспекция.рф» утверждали, что выдавать расчетные листки необходимо дважды в месяц – при выплате аванса и окончательного заработка (зарплаты за вторую половину месяца). Но в Письме Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 высказана иная позиция − информировать работников обо всех выплатах за отработанный месяц достаточно один раз в месяц при перечислении заработной платы за месяц.
Выходит, что формировать отдельный расчетный листок на дату выплаты аванса не нужно – все необходимые сведения попадут в расчетный листок, оформленный по итогам месяца.
Выплата один зарплаты раз в месяц
Законна или нет выплата зарплаты один раз в месяц по заявлению работника? Насколько правомочно включение условия о выплате заработной платы один раз в месяц в локальные акты?
Уезжаю в достаточно длительную командировку и написала на имя работодателя заявление о выплате заработной платы за весь месяц авансом. Работодатель мне в этом отказал, пояснив, выплата зарплаты один раз в месяц даже по заявлению работника противоречит действующему законодательству. И если работодатель выплатит работнику заработную плату, пусть в полном объеме, но раз в месяц, то он совершит административное правонарушение.
Почему выплата заработной платы по заявлению работника один раз в месяц незаконна? Многие работники считают, что выплата зарплаты один раз в месяц удобнее. Можно такое условие включить в коллективный договор нашей организации?
Работодатель обоснованно отказал в выплате заработной платы авансом. Выплата зарплаты раз в месяц по заявлению работника является нарушением требований федерального законодательства. При выплате заработной платы один раз в месяц нарушаются трудовые права работника. То обстоятельство, что нарушение вызвано желанием работника, не убережет работодателя от административной ответственности.
Изменение сроков выплаты заработной платы в коллдоговоре
Изменить сроки выдачи зарплаты, прописанные в коллективном договоре, в одностороннем порядке (как в случае с ПВТР), нельзя. Для этого потребуется создать специальную комиссию, включающую в себя представителей работодателя и работников.
Внесение изменений в коллдоговор происходит в следующем порядке:
- Работодатель направляет представителям работников предложение о проведении переговоров.
- Представители рабочего класса в семидневный срок передают представителям работодателя письменное согласие-ответ с указание лиц, которые будут участвовать в заседании комиссии.
- Работодатель издает приказ о создании комиссии для ведения переговоров.
- Подготавливается дополнительное соглашение, содержащее в себе изменения, вносимые в коллдоговор.
- Члены комиссии обсуждают вносимые в договор изменения в течение максимум 3 месяцев.
- Внесение изменений в договор оформляется приказом руководителя. С ним нужно ознакомить всех членов комиссии.
- Дополнительное соглашение к коллективному договору направляется на уведомительную регистрацию в Роструд в течение 7 дней с даты его подписания.
Общие правила выплаты зарплаты
Существуют общие для всех работодателей правила, которые необходимо соблюдать при выплате зарплаты:
- Заработная плата выплачивается каждые полмесяца. Первая выплата за текущий месяц как раз и будет являться авансом
- Устанавливаются конкретные дни выплаты. Заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые 15 дней. На предприятии выбирается конкретная дата выплаты и закрепляется в локальных актах
- При расчете аванса принимается во внимание то время, которое сотрудник отработал за половину месяца
- Даже если работник написал заявление о том, что не хочет получать аванс, работодатель обязан выдавать зарплату не реже, чем каждые 15 дней. В противном случае это будет являться нарушением трудового законодательства
Сумма аванса обязательно указывается в расчетном листке, который выдается каждому сотруднику при выплате окончательного расчета. Таким образом, сотрудник может контролировать все начисления за месяц.
Также не следует забывать, что за нарушения при выплате аванса предусмотрена ответственность. Она может быть:
- Административная. Включает в себя штрафы как на организацию или ИП, так и на физических лиц
- Дисциплинарная. Такая ответственность может наступить в виде замечания, выговора и доже увольнения
- Материальная. При задержке с выплатой работодатель обязан выплатить причитающиеся суммы с компенсацией. Такая компенсация и будет являться формой материальной ответственности
- Уголовная. При долгой задержке выплат наступает уголовная ответственность. Это может быть наложение штрафа, который будет в разы превышать штрафы, предусмотренные при административной ответственности. Кроме того, должностное лицо может быть привлечено к принудительным работам, лишению свободы или лишиться права занимать должность на срок до 3 лет
Выплата аванса как части заработной платы
Существует несколько способов выплаты аванса для нового сотрудника.
Одним из них является выплата аванса как некой части зарплаты работника за месяц.
Представим, что сотрудник устроился на работу с начала месяца, 1 числа. В организации установлено две даты выплаты заработной платы – 20 и 5 числа. Соответственно, аванс работник должен получить только 20 числа, но это будет нарушением статьи 136 ТК РФ.
В соответствии с этим сотруднику может быть выплачена часть заработной платы за отработанное время. Работодатель должен выбрать конкретную дату, которая будет раньше общеустановленной даты аванса, но позднее даты выплаты окончательного расчета. Например, это может быть 10 число.
Соответственно, такую выплату для новых сотрудников нужно закрепить во внутренних документах компании. Можно расписать конкретно какого числа выплачиваются деньги при поступлении на работу в разные периоды месяца.
Дни выплаты заработной платы
Из требования ст. 136 ТК РФ о необходимости выдачи заработной платы не реже чем каждые полмесяца следует, что промежуток между выплатами не должен превышать 15 дней. Если работодатель считает эффективным рассчитываться с работниками чаще, он вполне может это делать, выплачивая зарплату ежедекадно или еженедельно.
Конкретные дни выплаты зарплаты трудовым законодательством не оговариваются. Они должны быть установлены работодателем самостоятельно (с учетом мнения работников) и прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном и (или) трудовом договоре.
Довольно часто на практике зарплату выплачивают 10-го и 25-го числа каждого месяца (25-го числа — аванс, 10-го числа — окончательный расчет за прошедший месяц). Хотим вас предостеречь: специалисты Минздравсоцразвития считают эти сроки нарушением законодательства. Свою позицию они отразили в Письме от 25.02.2009 N 22-2-709, где указали: из текста ст. 136 ТК РФ следует, что при авансовом методе начисления заработная плата за каждую половину месяца должна выплачиваться примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат). В данном же случае получается, что, если сотрудник устроился на работу 1-го числа месяца, аванс ему выплатят только 25-го. Другими словами, отработав почти полный месяц (25 дней), сотрудник получит зарплату только за половину месяца, то есть вознаграждение за труд не будет соответствовать периоду работы, что является ущемлением прав работника.
Таким образом, чтобы исключить риск возникновения спорной ситуации с трудовой инспекцией, целесообразно устанавливать дни выплаты заработной платы в середине и в конце месяца (либо в первых числах следующего месяца).
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца?
В начале напомним положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, согласно которым заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Отметим, что в данной редакции эта часть действует с 3 октября 2016 года (п. 1 ст. 2, ст. 4 Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ).
Незначительные, на первый взгляд, изменения потребовали от многих работодателей внесения поправок в локальные нормативные акты и трудовые договоры.
В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.
Обратите внимание:
Если нормы локальных нормативных актов или коллективного договора организации субъекта РФ противоречат действующему трудовому законодательству, данные нормы считаются недействительными.
В Информации Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся оплаты труда» (размещена на официальном сайте ведомства 20.12.2016) указано, что данный закон не меняет порядка выплаты заработной платы. Требования по ограничению сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями относятся к выплате работнику начисленной заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
При этом с учетом новой редакции ст. 136 ТК РФ заработная плата должна быть выплачена:
- за первую половину месяца – в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего периода;
- за вторую половину месяца – с 1-го по 15-е число следующего месяца.
В каких документах необходимо прописать даты выплаты зарплаты и аванса? В ТК обозначены правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или трудовой договор. Значит ли это, что даты надо прописать везде или достаточно одного из данных документов?
Это спорный вопрос, по которому до 2016 года существовало две позиции:
- Вариант 1: Дни выплаты зарплаты необходимо установить как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах с работниками (письмо Роструда от 20.06.2014г. №ПГ/6310-6-1.
- Вариант 2: Дни выплаты зарплаты можно установить в любом из перечисленных документов (письмо Роструда от 06.03.2012г. №ПГ/1004-6-1). А самый подходящий для этих целей – Правила внутреннего трудового распорядка.
Сейчас в перечисление документов добавлено слово «или», что означает использование любого из них на выбор организации.
Аванс и сроки его выплаты
Трудовой кодекс РФ не содержит определения понятия «аванс». Однако анализ ст. 129 и 136 ТК РФ позволяет сделать вывод, что аванс – это заработная плата за первую половину месяца.
По закону заработная плата выплачивается каждые полмесяца, а период между датой начисления и датой выплаты заработной платы не может превышать 15 дней (ст. 136 ТК РФ).
Это значит, что зарплату за первую половину месяца работник должен получить в любой из дней в промежутке с 16 по 30 (31) число текущего месяца. Условно это и будет считаться авансом. За вторую половину месяца работодатель обязан рассчитаться с работником с 1 по 15 число следующего месяца.
Конкретная дата выдачи заработной платы должна быть установлена и закреплена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. С целью планирования финансовых потоков организации могут устанавливать разные дни выплаты зарплаты для работников различных структурных подразделений (например, рабочим выплачивать ее 13-го и 28-го числа, а административному персоналу – 10-го и 25-го числа).
Выплатить аванс работодатель должен не позднее последнего дня оплачиваемого месяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293, письмо Роструда от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1).
Если срок между выплатами превысит 15 дней из-за того, что крайние даты расчета выпадают на праздничные нерабочие дни, это не будет считаться нарушением.
Чтобы избежать претензий можно выдать деньги тремя частями. То есть заранее, как просит работник, и в обычные даты. При этом выплаты 20 числа и на день расчета за месяц могут быть меньше с учетом суммы, которую выдали раньше срока.
Однако также есть риск появления вопросов со стороны налоговой инспекции. Они могут думать, что досрочно выдали не аванс и не зарплату, а беспроцентный заем. Тогда у сотрудника возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. Ее и сумму НДФЛ надо определить на последнее число каждого месяца, когда сотрудник пользовался деньгами (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК). Удержать налог надо из ближайшей следующей выплаты, а перечислить в бюджет — на следующий рабочий день. Судьи поддерживают такой подход (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.03.2013 № А58-4544/12).
Если хотите помочь работнику, оформите материальную помощь либо заем. Помощь не облагается НДФЛ в пределах 4 тыс. руб. (п. 28 ст. 217, п. 11 п. 1 ст. 422 НК). Заемные деньги работник обязан вернуть, а также заплатить НДФЛ с экономии на процентах.
Сроки и порядок – сколько раз в месяц?
Сроки предоставления оплаты труда работникам фиксируются согласно Трудовому кодексу. С 3 октября 2016 года начали действовать поправки в ст. 136 ТК РФ.
По этим правкам, компании обязаны выдавать заработанные средства работникам до 15 числа следующего расчетного периода включительно.
Однако, особенность выплаты средств не менее 2-х раз в месяц сохранилось. Следовательно, средства должны переводиться на счет служащего или выдаваться ему через кассу организации с разрывом, не превышающим 15 дней.
По этой причине работодателям следует быть крайне внимательными и выплачивать деньги правильно. Если перечислять зарплату штату строго 15 числа, то аванс будет приходиться на 30 число оплачиваемого месяца.
В месяцах, включающих 31 день, проблем с выдачей денег не будет. Но если 30 будет последним днем месяца, либо на дворе февраль, и такой даты нет, по закону работодатель должен будет вычитать с аванса НДФЛ.
По правилам налог не удерживается с аванса, выплаченного в месяц, за который он начислен. Поэтому, если удержание НДФЛ будет проводиться и с аванса, и с основной выплаты зарплаты, у компании повышается риск проблем с налоговой службой.
Дни, не позднее которых руководство организации обязуется выплачивать работникам заработную плату, указываются в специальном распорядительном документе — приказе о сроках выплаты денежных средств.
Важно
В соответствии с ТК РФ, перерыв между этими датами не должен составлять более половины от календарного месяца.
Каждая организация должна иметь в наличии документ, регламентирующий установление сроков выдачи зарплаты. С ним следует ознакомить всех работников компании.
Как лучше оплатить сотруднику — фиксированную сумму или процент от заработка?
Трудовой кодекс не запрещает формировать выплату заработной платы за половину месяца, исходя из процента от оклада (ставки). Для работодателя этот способ даже считается более удобным, потому что бухгалтер не будет тратить время на подсчёт суммы и вводить данные по отработанному времени, а сам сотрудник ожидает определённую сумму, которую получает регулярно при перечислении дохода за первую половину месяца.
Бухгалтер высчитывает определённый процент, чаще всего не более 40-45% от примерного заработка за месяц. При таком распределении дохода, выплаты за первую и вторую половину месяца, практически равномерны.
Но, как показывает практика, такой способ выплат будет неверным, потому что сотрудник может предоставить больничный лист или попросить отгул, пойти в отпуск, т.е. отработать не полностью половину месяца. Соответственно сумма дохода за половину месяца будет рассчитана некорректно, превысит заработанный доход сотрудника. Также может не хватить начислений для удержания НДФЛ.
Есть случаи, когда на предприятии, с примерно одинаковым уровнем оплаты труда, бухгалтер рассматривает вариант применения выплат аванса в фиксированной сумме. Но если говорить о фиксированной выплате дохода за половину месяца, то таких начислений лучше не применять на практике, т.к. проверяющие инспекторы (контролёры), расценивают её, как нарушение прав работника и дискриминацию в сфере труда (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, письмо Минфина от 29.03.2016 № 02-07-05/17670).
Порядок осуществления взаиморасчетов устанавливается для каждого учреждения в индивидуальном порядке. Однако действующие положения должны быть закреплены в отдельных локальных актах. Например, закрепите дни, когда дадут зарплату, в трудовом договоре с сотрудником, в коллективном договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении по оплате труда либо в учетной политике. Либо издайте отдельное распоряжение или приказ.
ВАЖНО!
Прописать в распоряжении период, например, «с 5 по 7 число» недопустимо. День, когда придет зарплата, должен иметь конкретное значение. Укажите в приказе конкретное число. Например, срок выплаты зарплаты за январь 2021 — 5 число месяца, следующего за месяцем начисления, то есть 5 февраля.
Как внести изменения в документы и установить правильные сроки выплаты заработной платы
Если по каким-либо причинам у вас нет ЛНА, регулирующих сроки перечисления зарплаты, их нужно сделать и как можно быстрее. Если же необходимые ЛНА есть, но сроки в них указаны неверно, это следует оперативно исправить:
- Если возможно, переделайте документ, но только при условии, что это не вызовет несоответствий с другой вашей документацией.
- Для того чтобы изменить колдоговор, соберите комиссию из представителей обеих сторон — сотрудников и работодателя. Результаты переговоров членов комиссии оформите допсоглашением, в котором укажите новые зарплатные сроки.
- Если зарплатные даты вносились в трудовые договоры, придется оформлять допсоглашения к каждому из них.
- Изменения сроков выплаты заработной платы, вносимые в ПВТР, оформить проще всего — для этого достаточно издать приказ, с которым следует ознакомить каждого работника под подпись.
Чем грозит нарушение сроков выплаты заработной платы
Ответственность работодателя за подобные нарушения может быть двух видов: материальная и административная.
Административная ответственность применяется только при наличии вины работодателя.
Административное наказание первичное (п. 1 ст. 5.27 КоАП):
- предупреждение или штраф в 1 000–5 000 руб. для должностных лиц;
- штраф для виновника-ИП — 1 000–5 000 руб.;
- штраф для виновника-юрлица — 30 000–50 000 руб.
Административное наказание повторное (п. 2 ст. 5.27 КоАП):
- дисквалификация на 1–3 года или штраф в 10 000–20 000 руб. для должностных лиц;
- штраф для виновника-ИП — 10 000–20 000 руб.;
- штраф для виновника-юрлица — 50 000–70 000 руб.
Матответственность (ст. 236 ТК РФ) выражается в денежной компенсации за каждый день задержки, исчисляемой из 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы, положенной к выплате (за минусом НДФЛ). Это минимальный размер компенсации, но работодатель вправе назначить большую сумму. Никаких заявлений от работника на ее получение не требуется — она должна быть выплачена вместе с задержанными суммами.
ВАЖНО! Маткомпенсация выплачивается независимо от того, виноват ли работодатель в нарушении зарплатных сроков.
В каких еще случаях возможна материальная ответственность работодателя, расскажет эта публикация.