Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Может ли договор являться первичным документом?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем следует помнить: есть группа документов, которую вообще нельзя исправлять. Это банковские и кассовые документы, включая платежные поручения, а также бланки строгой отчетности, которые выдают вместо чеков ККТ. Как поступить, если в таких документах все-таки допускают ошибки? Документы с ошибками нельзя принять к исполнению, вместо них нужно составить новые, уже правильно заполненные бумаги.
Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.
В среде финансистов и бухгалтеров преобладает мнение о том, что гражданско-правовой договор не является первичным учетным документом, поскольку:
- гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);
- в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:
- оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
- оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли, и т.д.
Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.
Сторонники данной точки зрения апеллируют в основном к отмеченным в следующей цитате знаком «–» частям статьи 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).
Хранение первичных документов
Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.
Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.
ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.
Примеры, что относится к первичным документам бухгалтерского учета:
- Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Их обязательно оформляют в двух экземплярах, и подписывают эти документы обе стороны сделки. Если компания использует печати, их нужно проставить на этих документах.
- Акты сдачи-приемки. Эти документы составляют после выполнения работ или услуг, они призваны подтвердить, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору. До подписания акта работы не считают официально завершенными.
- Расчетно-платежные ведомости и другие виды бумаг, которые подтверждают факт выплаты сотрудникам зарплаты, премий, больничных.
- Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывают приходные и расходные ордеры, платежные поручения, авансовые отчеты и прочее.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?
«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.
Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.
Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи
Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.
Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.
Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.
Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.
Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.
Первичные учетные документы: все, что нужно знать
Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности организации. Они используются для составления бухгалтерской отчетности и должны содержать информацию о каждом документе, который связан с финансовыми операциями.
Среди первичных учетных документов можно выделить накладные, счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ и другие документы, которые отражают продажи товаров, оказание услуг, движение денежных средств и другие операции.
Правильное заполнение первичных учетных документов — это важная задача для бухгалтерии. Неправильно заполненные документы могут привести к ошибкам в бухгалтерской отчетности и штрафам за нарушение законодательства.
- Важными элементами первичных учетных документов являются:
- номер документа;
- дата составления;
- наименование организации, которая составила документ;
- наименование контрагента;
- сумма операции.
- Кроме того, необходимо следить за правильностью заполнения налоговых реквизитов и правильным указанием кодов товаров и услуг.
Чтобы избежать ошибок при заполнении первичных учетных документов, бухгалтер должен иметь хорошее понимание требований законодательства и принципов бухгалтерского учета. В случае необходимости, можно обратиться к специалистам за консультацией.
Виды первичных учетных документов
Первичные учетные документы – это документы, подтверждающие все бухгалтерские операции, которые происходят в организации. В зависимости от вида операции, существует несколько разных типов первичных документов.
- Договоры. Договоры заключаются между организацией и ее контрагентами и регулируют отношения между ними.
- Накладные. Накладные используются для учета продукции, товаров или материалов, переданных со склада.
- Счета-фактуры. Счета-фактуры выписываются при продаже товаров или услуг и содержат информацию о количестве, цене и сумме.
- Кассовые документы. Кассовые документы включают в себя кассовые ордера, квитанции и чеки и учитывают все операции с наличными средствами.
Важно не только знать, какие первичные учетные документы существуют, но и уметь корректно заполнять их. Ошибки при заполнении могут привести к серьезным последствиям, в том числе к штрафам и судебным разбирательствам.
Важность первичных учетных документов для бизнеса
Первичные учетные документы являются важнейшей составляющей финансовой отчетности компании, поскольку они служат основой для формирования главных финансовых документов. Это может включать бухгалтерские книги, отчеты по налогам и декларации по заработной плате.
Кроме того, правильное составление и хранение первичных учетных документов позволяет бизнесу контролировать свои доходы и расходы. Это помогает предотвратить неправомерные действия со стороны работников и недостаточное понимание финансовых потоков кадрами руководства.
Если первичные учетные документы заполняются в соответствии с требованиями законодательства и с аккуратностью, это может сэкономить время, уменьшить возможности ошибок и уменьшить шансы на налоговые споры.
Таким образом, четкое и правильное заполнение первичных учетных документов играет важную роль в эффективной работе бизнеса и способствует его успешному развитию.
Право подписи финансовых документов
Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.
Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:
- Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
- Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.
Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
- Приемка.
- Первоначальная обработка.
- Распределение по типам бланков и их назначению.
- Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
- Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
- Исполнение документа.
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
- распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
- формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
- Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
- Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
- Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:
- применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
- неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
- отсутствие реквизитов;
- наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
- записи графитовым карандашом;
- корректировки кассовой документации;
- наличие арифметических ошибок;
- отсутствие прочерков у незаполненных строк.
При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.
Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:
- не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
- при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
- испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.
В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.
При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.
При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.