Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если потеряна трудовая книжка?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Процедура оформления кандидата без подтверждающего стаж документа
Обычно на практике предприниматели не заключают договоры найма со своими сотрудниками. Так, они пытаются экономить свои денежные средства, не осуществляя тем самым выплаты налогов в государственные фонды. Это является нарушением, которое влечет за собой наложение штрафа на ИП до пяти тысяч рублей, а также приостанавливается деятельность предпринимателя на 90 дней. Часто такие ситуации заканчиваются закрытием деятельности ИП, в лучших случаях приведут к убыткам.
Если при проверке выявится факт, что работник не оформлен несколько лет, и за этот период не выплачены налоги, то на ИП заводится уголовное дело, при этом может быть выдвинуто требование о выплате страховых взносов за упущенный период в полном размере.
Штраф за такое нарушение для ИП составляет до 300 000 руб., а также может быть наложен арест до двух лет.
Штраф для ИП значительно отразится на его финансовых результатах, поэтому чтобы в дальнейшем уберечь себя от огромных убытков, следует оформить трудовые договоры по всем правилам со своими сотрудниками.
Как мы уже говорили ранее, трудовая книжка является основным документом для подтверждения выслуги и опыта соискателя. Специалист кадровой службы в обязательном порядке требует от кандидата предоставить подтверждение профессиональной деятельности.
Когда это невыполнимо, кадровик обязан оформить документ новому работнику согласно его заявлению. Записи в новую трудовую книжку можно внести на основании справок с предыдущих мест трудоустройства, подтверждающих стаж и опыт работы гражданина.
Что делать в случае потери трудового договора
Если организация, где работал сотрудник, была ликвидирована, и ему понадобилась информация о стаже для пенсии, возникает естественный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если трудовая книжка утеряна, ведь информация о стаже хранилась в этом учреждении. Это непростая задача, поскольку вам придется самостоятельно искать правопреемника ликвидированного юридического лица и рыться в различных архивах в поисках документов.
Пенсионный фонд России не принимает непосредственного участия в восстановлении утраченной информации, он лишь подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если вопрос касается назначения пенсии, а основное время работы было после 2002 года (с момента, когда граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то восстанавливать форму с записями не имеет смысла. OFE сможет начислять пенсию и без этого, основываясь на собственных данных. Кстати, если человека интересует, как восстановить трудовую книжку в случае утери МФЦ, то это ему не удастся. Через МФЦ можно запросить информацию о стаже в OFE, дубликаты LC не выдаются в центрах «Мои документы».
Трудовая книжка содержит информацию о стаже работы у каждого работодателя, а также другую информацию, например, о наградах и благодарностях. Гражданин должен предъявлять трудовую книжку каждый раз, когда он устраивается на новую работу, которая является для него основной. По просьбе работника в трудовой книжке может быть сделана запись о неполном рабочем дне. Работник обязан восстановить трудовую книжку в случае ее утери.
Выдача и заполнение трудовых книжек с 01.09.2021 года регулируется Постановлением Министра труда № 320н от 19.05.2021 года, согласно которому трудовая книжка не может быть выдана дважды. В случае утери на восстановленном документе делается пометка «дубликат».
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основании трудовых книжек — работодателям направлялись запросы на заполнение сведений о трудовой биографии застрахованного лица в форме SZVV-K. С 2002 года фонд предоставляет сведения индивидуального пенсионного учета по форме СЗВ-5.
Для изготовления дубликата трудовой книжки при содействии Пенсионного фонда необходимо написать заявление об утере трудовой книжки и подать его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд выдаст дубликат на основании собственных данных (Постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Примите во внимание, что если вы работали неофициально, Пенсионный фонд не будет располагать информацией об этом месте работы. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальную работу, поскольку она не будет засчитана в ваш пенсионный стаж.
Рассмотрев ваш вопрос, становится ясно, что регламент не содержит никакой процедуры для решения вопроса об утрате трудового договора одной из сторон.
Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает работнику, а другой экземпляр хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Если копия трудового договора утеряна только одной стороной, ее можно восстановить, сделав дубликат с копии, хранящейся у другой стороны.
В ЭТОМ И ЗАКЛЮЧАЕТСЯ СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:
Работник и работодатель потеряли оба экземпляра письменного трудового договора, заключенного в 2005 году. Имеются только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ЕЩЕ БОЛЬШЕ ВОПРОСОВ:
Как можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
Ответ: (материал подготовлен экспертом AKG Panacea PROF Л.В.Поповым)
Стороны (работодатель и работник) должны принять возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления трудового договора, утраченного обеими сторонами, не регулируется действующим законодательством. Если стороны потеряли оригиналы трудового договора, работодатель имеет право сделать дубликат.
Причина: Трудовой договор — это договор между работодателем и работником, в силу которого работодатель обязуется предоставить работу на обусловленной должности, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим договором, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обусловленную работу.
Основные требования к форме трудового договора изложены в части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ: трудовой договор должен быть составлен в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, подписанных обеими сторонами трудовых отношений.
Обязанность иметь трудовой договор вытекает из статей 16, 56, 57, 67 Трудового кодекса.
Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора были утеряны, и в наличии имеются только дополнительные соглашения к нему. Поэтому мы считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять все возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Процессы восстановления утраченных экземпляров договора не регулируются действующим законодательством.
В случае утери или неправильной передачи подлинного экземпляра трудового договора, он заменяется дубликатом. Это означает, что второй экземпляр документа имеет ту же юридическую силу, что и оригинал (пункт 28 в разделе 2.1 «Стандартные условия найма»). 2.1 «Стандартизированные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Управление документами и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).
Нет нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудовых договоров, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготавливается и выдается организацией, выдавшей оригинал, или ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, установленным для оформления трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Утраченный обеими сторонами трудовой договор может быть восстановлен на основании служебного задания с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, личной карточке работника и других документах.
Таким образом, если оригинал трудового договора утерян сторонами, работодатель имеет право сделать дубликат.
Такие и другие советы на актуальные темы вы найдете в информационном банке «Вопросы-ответы» системы «КонсультантПлюс».
Санкт-Петербургский городской суд в апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отклонил ходатайство бывшего работника организации, который просил выдать ему копию коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов после его увольнения.
Суд отметил, что предоставленные работодателем документы должны относиться к работе конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводы на другую должность, увольнения). Коллективный договор и локальные нормативные акты не относятся к числу таких документов.
Верховный суд Республики Марий Эл в апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: того факта, что работодатель не выдал работнику трудовую книжку в срок, недостаточно для взыскания с работника компенсации.
Суд указал, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о возмещении работнику нетрудового заработка работодателя по указанному счету, являются:
-
тот факт, что истец обращался к другим работодателям с просьбой о трудоустройстве после прекращения трудовых отношений с бывшим работодателем;
-
факт отказа в приеме на работу по причине отсутствия у работника справки о трудоустройстве.
При этом бремя доказывания вышеупомянутых обстоятельств лежит на бывшем работнике (истце).
Следует отметить, что в целом прецедентное право по данному вопросу неоднозначно.
|
Позиция суда: работник должен доказать, что он не мог быть принят на работу из-за отсутствия у него справки о трудоустройстве. |
Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе свидетельствует о неспособности работника выполнять работу. |
|
— Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018; — Апелляционное определение Нижегородского районного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018; — Постановление Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017; — Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016; — Апелляционное постановление Мосинского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016 |
— Апелляционный приговор Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017; — Апелляционное определение Свердловского районного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017; — Апелляционное определение Ставропольского районного суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016; — Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016; — Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016 |
Многие компании при увольнении сотрудников требуют от них сдачи обходных листов, а также отработки положенного срока. Обходной лист действительно является полезной практикой для контроля того, передано ли личное дело сотрудника, есть ли у него какие-либо задолженности и т.д.
Но в правилах не сказано, что выполнение требования о заполнении обходного листа является обязательным пунктом, через который должен пройти каждый. Если человек игнорирует его, работник не имеет права на задержание. Даже такие угрозы являются уголовным преступлением.
Считается нарушением прав граждан, если они не хотят отработать положенное время до увольнения, желая получить расчет здесь и сейчас. Проще говоря, в этом случае человек будет уволен за прогул с пометкой в личном деле работника, без привлечения к принудительным работам.
Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем
Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2020 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.
сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.
и теперь не знаю как быть и как правильно..
Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:
За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.
Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.
Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.
И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.
Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.
А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2020, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2020, а условия не 2020 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).
Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.
И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.
Вы мыслили в верном направление, почти.
Но, задача кадровика еще и быть буфером, который между Работодателем-Работником, Работодателем-Проверяющими инстанциями.
Так, что сделайте так, как вам сказал юрист — оформите ТД 2012 года, как будто он никуда не исчезал.
Каким образом можно восстановить утраченные работником и работодателем трудовой договор?
СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:
Работником и работодателем утеряны оба экземпляра заключенного в 2005 г. в письменной форме трудового договора. В наличии только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС:
Каким образом можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
ОТВЕТ:(материал подготовлен АКГ «Панацея ПРОФ» экспертом Л.В.Поповым)
Стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован. При утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.
Обоснование: Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ).
Основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 ТК РФ: это заключение трудового договора в письменной форме в количестве не менее двух экземпляров документа, подписанного обеими сторонами трудовых отношений.
Обязательность наличия трудового договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора утеряны, в наличии только дополнительные соглашения к нему. В связи с чем считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован.
Если первоначально подлинный экземпляр трудового договора отсутствует (утрачен), то его заменяют дубликатом. То есть вторым экземпляром документа, обладающим той же юридической силой, что и подлинник (п. 28 разд. 2.1 «Стандартизованные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).
Нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудового договора нет, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Трудовой договор, утерянный обеими сторонами, может восстанавливаться на основании приказа о приеме на работу с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, в личной карточке работника и иных документах.
Таким образом, при утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.
Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке «Вопросы-Ответы» системы «КонсультантПлюс».
Работник потерял трудовую книжку после увольнения
Вопрос. Работник уволен в июне 2019 г. и потерял трудовую книжку спустя 2 года после увольнения. В справке о периодах работы, которую он получил, отсутствуют сведения о периоде работы в должности, на которую он был переведен и с которой впоследствии был уволен.
Организация, в которой работал работник, реорганизована, и все документы переданы правопреемнику. Организация-правопреемник не может дополнить справку вышеуказанными сведениями, поскольку отсутствуют документы, их подтверждающие.
Имеет ли право наниматель заполнить дубликат трудовой книжки на основании данных, указанных в справке, без учета перевода?
Ответ. Да, наниматель вправе заполнить дубликат трудовой книжки на основании данных, указанных в справке, без учета перевода.
Обоснование: В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) ее дубликат выдается по письменному заявлению работника (абз. 2 п. 62 Инструкции N 40).
Работник в таком случае обращается к нанимателю, а уволенный работник — к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (ч. 1 ст. 64 Инструкции N 40).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника.
При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) (ч. 2 ст. 64 Инструкции N 40).
В случае если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику (ч. 2 ст. 69 Инструкции N 40). При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы (ч. 3 ст. 69 Инструкции N 40).
В рассматриваемом случае, поскольку с момента увольнения от предыдущего нанимателя прошло более 2 лет, дубликат трудовой книжки обязан выдать наниматель по новому месту работы. Работник при приеме на работу подает нанимателю заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с приложением справки, выданной правопреемником предыдущего нанимателя.
В этом случае наниматель по новому месту работы не только вправе, но и обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки в течение 15 календарных дней со дня подачи работником указанного заявления. При этом наниматель вправе вносить в дубликат трудовой книжки только сведения, указанные в справке.
При таких обстоятельствах внесение в дубликат трудовой книжки записи о переводе невозможно.
В связи с изложенным возникает вопрос о наличии возможностей для работника восстановить сведения о периоде работы в определенной должности, помимо обращения к предыдущему нанимателю.
Представляется, что при отсутствии у предыдущего нанимателя приказов и других документов, содержащих указанные сведения, информация может быть получена из индивидуального лицевого счета работника.
На каждое застрахованное лицо органы, осуществляющие персонифицированный учет, открывают индивидуальный лицевой счет, который в числе прочего отражает сведения о страховом стаже и других периодах деятельности застрахованного лица (абз. 9 ч. 1 ст. 6 Закона о персонифицированном учете).
Сведения о страховом стаже содержат информацию о периодах трудовой деятельности, в том числе таких как (абз. 2 ч. 2 ст.
6 Закона о персонифицированном учете) место работы с указанием структурного подразделения, в котором работает застрахованное лицо, сведения о приеме на работу, наименовании должности служащего, профессии рабочего, сведения о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, включая основания увольнения и др.
Информация о наименованиях профессий и должностей, их изменении в случае перевода и по другим основаниям предоставляется нанимателями в форме ПУ-2, начиная с III квартала 2019 г. Застрахованное лицо имеет право получать в органах, осуществляющих персонифицированный учет, информацию, содержащуюся в его индивидуальном лицевом счете (абз. 3 ч. 1 ст.
9 Закона о персонифицированном учете). Таким образом, работник вправе обратиться в территориальный орган ФСЗН и получить соответствующую информацию при ее наличии. Однако в рассматриваемом случае работник был уволен с предыдущего места работы более 2 лет назад (до 01.07.2019).
Поэтому информация о переводе в форме ПУ-2 предыдущим нанимателем не предоставлялась.
Еще одной возможностью подтвердить период работы в определенной должности является установление факта такой работы в судебном порядке.
Суд рассматривает дела об установлении фактов, перечисленных в ГПК (ч. 1 ст. 364). Однако данный перечень фактов не является исчерпывающим. При соблюдении условий, предусмотренных ст.
363 ГПК, суд устанавливает и другие факты, имеющие юридическое значение (ч. 2 ст. 364 ГПК).
Таким образом, представляется, что работник вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта работы в определенной должности (по определенной профессии) в течение определенного периода.
Если факт перевода работника на определенную должность с определенной даты будет подтвержден (в результате обнаружения подтверждающих документов или по решению суда) после оформления нанимателем дубликата трудовой книжки, наниматель вносит в дубликат пропущенную запись о переводе (п. 53 — 56 Инструкции N 40).
Восстановление договора купли-продажи
1. Если ваш утраченный договор был заключен до наступления 01 января 1996 года, вам следует обратиться в орган нотариата, который осуществлял его удостоверение. Там необходимо подать нотариусу заявку на выдачу дубликата и уплатить пошлину за предоставленную нотариусом услугу. В течение нескольких часов нотариус обязан выдать вам дубликат договора.
2. В том случае, если вы заключали договор в период 01.01.1996 — 31.01.1998, то единственным способом его восстановления является снятие фотокопии с экземпляра продавца. Дело в том, что с 1 января 1996 года было отменено законодательное требование об обязательном нотариальном удостоверении договоров, связанных с переходом права собственности на недвижимое имущество, а федеральный закон, обязывающий новоиспеченных владельцев недвижимости регистрировать свое право собственности в государственном реестре, вступил в силу только 31 января 1998 года. Таким образом, в течение двух лет подобные договоры нигде не регистрировались.
3. Если потерянный договор был заключен после 31 января 1998 года, то для его восстановления вам достаточно обратиться в ФУГРЦ с соответствующим запросом. Фотокопии всех документов, связанные с заключением вашего договора, как и сама его копия — находятся на хранении архива регистрационного центра.
Как восстановить ТД при утере работодателем
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя. Если документооборот в компании большой, то возникают ситуации, когда часть документации пропадает и нуждается в срочном восстановлении. Составляем алгоритм, что делать, если трудовой договор утерян работодателем.
Итак, руководству организации и специалистам отдела кадров предстоит выполнить следующие действия.
В законодательстве не указан временной промежуток, в течение которого компания должна составить дубликат документа и возвратить оригинал владельцу. Во избежание конфликтов с работниками работодателю стоит прописать в ЛНА сроки работы отдела кадров с документацией и обозначить время ее возврата сотрудникам. Восстановление занимает около одного рабочего дня.
Еще к одному способу восстановления документа, если он утерян обеими сторонами, относится заключение нового. При исчезновении обоих экземпляров дубликат сделать невозможно, поэтому документацию оформляют и подписывают заново, ориентируясь на записи в личной карточке Т-2, дата подписания ставится текущая, а дата приема указывается фактическая. Отдельным пунктом следует прописать, что данный экземпляр заключен вместо утраченного.
Процедура восстановления
Можно сделать либо копию, либо дубликат.
Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.
Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.
Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.
После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.
Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.