Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое апостиль и почему будет полезно оформить его прямо сейчас». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль ставится только на официальные документы, и не ставится на коммерческие. Официальными называются документы, выданные государственным органами. Поэтому, в случае сомнений, проверьте печать на документе — указан ли там государственный орган или коммерческая организация (ООО, ОАО, ИП и т.д.)?
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги:
Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) неуплата заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
2) лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;
3) подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в Управлении образцам;
4) поступление в Управление документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда, которым официальный документ признан недействительным или аннулирован.
Апостиль документов — это упрощенная легализация документов, целью которой является официальное подтверждение подлинности документа для его дальнейшего использования за рубежом — но только на территории стран, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года.
Упрощенной эта процедура называется по той причине, что она освобождает от необходимости осуществлять обычную легализацию документа в консульстве зарубежного государства (впрочем, есть исключения, и мы настоятельно рекомендуем узнавать точные требования в учреждениях, куда документы будут подаваться. Например, иногда документ нужно легализовать через консульство, но при этом предварительно его все равно просят апостилировать).
Какие документы апостилируют
Штамп можно при необходимости поставить на множество документовФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации». Но если говорить о стартовом наборе, в него войдут:
свидетельство о рождении — даже если вы взрослый (если у вас оно в виде зелёной книжки, придётся сначала получить документ нового образца);
свидетельства о браке/разводе;
документы об образовании;
справка о несудимости (действительна в большинстве стран 3 месяца, так что её заранее лучше не получать и не апостилировать).
Также штамп можно поставить на архивные выписки, документы государственного образца, нотариально заверенные переводы и тому подобные бумаги.
Апостиль на документах с переводом
Квалифицированный перевод и апостиль часто идут «рука об руку». Ведь апостилирование — это специализированная процедура юридического характера для признания документов, которые будут использоваться за рубежом.
Основным отличием апостиля от консульской легализации являются сроки его выполнения. На него необходимо существенно меньшее время — всего около 5–7 рабочих дней (консульская легализация может отнять до полутора месяцев). Более того, документацию, на которую официально проставлен апостиль, можно использовать на территории не одной, а разных европейских стран.
Проставление штампа доступно на документах, которые предназначаются для применения в странах, поставивших подписи под Гаагской конвенцией. К ним относятся страны Евросоюза, Великобритания, Америка и несколько стран СНГ. Подача документов на апостиль зачастую осуществляется при помощи оригинала.
В бюро переводов можно заказать высококачественный и точный перевод с последующим апостилированием различных официальных документов. Они могут выдаваться правоохранителями, судами, органами юстиции, нотариатами и ЗАГСами. Помимо того, распространен апостиль доверенности, личной документации (трудовых книжек, паспортов, заявлений, разрешений, документов об образовании) и учредительной документации организаций.
Какие сведения содержит апостиль
Апостилирование оригинала документа или копии возможно только для стран, подписавших в октябре 1961 года Гаагскую конвенцию об использовании апостиля (Apostile) – специального штампа единого размера, подтверждающего юридическую силу документов, выданных в иной стране.
Требования легализации важных свидетельств и справок при помощи апостилирования регламентируются Конвенцией. Согласно требованиям, штамп должен содержать в себе:
-
Наименование государства, в котором проводится процедура.
-
Число, месяц, год совершения операции.
-
Наименование города, в котором осуществляется удостоверение.
-
Название ведомства, осуществляющего проставление апостиля на документах.
-
Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего процедуру.
-
Должность, которую занимает ответственное лицо.
-
Полное наименование органа, скрепившего справки печатью перед удостоверением штампом Apostile.
-
Номер операции.
-
Подпись человека, являющегося ответственным лицом.
-
Печать организации.
Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы
Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:
-
Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России.
-
Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги.
-
Апостилирование осуществляют государственные ведомства.
-
Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок.
-
Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано.
-
Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро.
-
Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы.
-
Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения.
Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся:
-
Австралия.
-
Венгрия.
-
Доминиканская Республика.
-
Белоруссия.
-
Финляндия.
-
Мальта.
-
Эстония.
-
Аргентина.
-
Румыния.
-
Великобритания.
-
Туркменистан.
-
Нидерланды.
-
Исландия.
-
Молдавия и другие.
Что такое свидетельство о рождении
Получение свидетельство о рождении на новорожденного ребенка – это обязательство, которое накладывается на родителей этого ребенка. Сделать это необходимо в течение 1 месяца с момента рождения ребенка. Обратиться за свидетельством нужно будет в отдел ЗАГСа. Свидетельство о рождении содержит информацию о ребенке: его ФИО, дату и место рождения, а также по желанию родителей – национальность. Обязательным является указание данных о родителях. Национальность же родителей проставляется по желанию родителей, для этого они должны подать отдельное заявление. Если такого заявления нет, то в графе «Национальность» проставляется прочерк.
После получения в ЗАГСе свидетельства обратиться нужно будет в миграционный орган для того, чтобы на оборотной стороне документа проставили штамп, указывающий гражданскую принадлежность ребенка. Когда ребенку исполнится 14 лет, он сможет на основании свидетельства о получить паспорт гражданина РФ.
Как поставить апостиль на свидетельство о рождении?
Свидетельство о рождении относится к типу документов, апостилирование которых допускается как в оригинале, так и в копии. Поэтому досконально выясняем требования принимающей стороны.
За апостилем на копию свидетельства о рождении обращаемся в территориальные орган Министерства Юстиции – в том же регионе, где работает нотариус, удостоверивший копию. Госпошлина составит 2 500 рублей за один документ, срок изготовления от трех до 30 дней.
Апостиль на свидетельство о рождении (оригинал) можно поставить в территориальных органах по делам ЗАГС – это либо Комитет по делам ЗАГС, либо Управление в зависимости от конкретного субъекта. К примеру, в Москве – это Управление записи актов гражданского состояния города Москвы (119019, г. Москва, ул. Новый Арбат¸ д. 21).
ВАЖНО! Отделы ЗАГС апостили не ставят!
За апостилем свидетельства необходимо обращаться с соблюдением правила территориальности: к примеру, за апостилем на оригинал свидетельства о рождении, выданном в ЗАГСе Москвы, необходимо обращаться в Управление записи актов гражданского состояния города Москвы. Если свидетельство было получено в ЗАГСах Московской области, то апостиль можно поставить в Главном Управлении ЗАГС Московской области.
Апостиль: порядок легализации и сроки получения
Бюро переводов «АС» исключает риски клиентов. Перед легализацией документы тщательно проверяются. Если тексты или печати не читаются (например, на ветхих свидетельствах о рождении), присутствуют ошибки, мы предлагаем сделать копии с нотариальным заверением. В этом случае простановка апостиля (штамп) осуществляется на заверенные копии — они имеют тот же статус, что и оригинал документа. Переводом документов в нашем центре занимаются профессионалы с большим опытом, что исключает ошибки.
В некоторых случаях может потребоваться восстановление документа – например, если свидетельство о рождении или документы об образовании пришли в негодность. В этом случае потребуется архивная копия документа. Для получения нужно обратиться в ЗАГС, учебное заведение или иной орган, которым был выдан документ. Это можно сделать лично либо по почте или через портал Госуслуг. В этом случае апостиль проставляется на архивной копии документа.
В большинстве случаев список документов для оформления апостиля включает:
- Оригиналы документов, которые необходимо легализовать;
- Паспорт заявителя;
- Оплаченную госпошлину.
Как поставить апостиль на свидетельство о рождении и документы ЗАГСа в Санкт-Петербурге?
Усложним задачу: будем считать, что требуется получить новое свидетельство, точнее, дубликат, независимо от того, есть подлинник свидетельства о рождении, или он утерян.
Чтобы получить дубликат свидетельства о рождении и поставить на него апостиль, следует пройти 4 шага, а именно:
1) оплатить госпошлину за выдачу повторного свидетельства (дубликата свидетельства о рождении)
На конец 2016 года госпошлина за выдачу повторного свидетельства о рождении составляла 350 руб. Величина госпошлины и реквизиты для оплаты госпошлины могут меняться. Для оплаты госпошлины нужно иметь реквизиты, которые можно получить, например, в архиве ЗАГСа.
Оплатить госпошлину можно только в государственном банке с предъявлением паспорта, например, в Сбербанке, в банке «Открытие», на портале Госуслуг.
2) обратиться в строго определенный ЗАГС
Сначала можно получить свидетельство о рождении (дубликат). Он выдается только в том ЗАГСе, где оно было изначально выдано. Например, если свидетельство о рождении было выдано в Невском районе Санкт-Петербурга, то получить дубликат можно только в ЗАГСе Невского района СПб, и нигде больше. Только там! Ни в городском ЗАГСе, ни в другом районном ЗАГСе Санкт-Петербурга. Предполагаю, что и в других городах РФ установлен такой же порядок.
3) оплатить госпошлину за апостиль
На конец 2016 года госпошлина за апостиль на один документ ЗАГСа составляла 2.500 руб. Если нужен апостиль на два документа, например, апостиль на свидетельство о рождении и апостиль на справку о семейном положении, то понадобится оплатить две госпошлины.
Реквизиты госпошлины можно получить там же, где ставят апостиль, а именно, в архивном комитете ЗАГСа. Прежде чем оплачивать госпошлину, можно узнать по телефону, либо на приеме у специалиста архивного комитета такую важную информацию, как ставят ли апостиль на тот или иной документ.
Может случиться так, что госпошлина оплачена, но необходимость в ней отпала, например, при отказе в приеме документов. Тогда специалист архивного комитета может оформить возврат госпошлины и деньги вернут. Если отказ выдается в тот же день, когда была оплачена госпошлина, то Сбербанк может даже вернуть эту сумму в этот же день при обращении туда.
Можно ли получить свидетельство о рождении в консульстве (посольстве) РФ за границей?
Конечно, можно получить. НО не все чиновники в Европе примут документ, выданный в консульстве. Его могут вернуть, например, с формулировкой
«в консульстве нет базы данных граждан РФ, поэтому Вам необходимо получить свидетельство о рождении, выданное только в РФ, с апостилем и датой выдачи не более 3-х месяцев».
Замечательный шедевр европейской бюрократии!
И что важно, перевод любого апостилированного документа и обязательный перевод самого апостиля очень желательно сделать в той стране Европы, куда подаются документы. Но НЕ в России. Европейцы доверяют своим переводчикам, своим печатям.
Конечно, никто не запрещает сделать перевод в России. Но хочется ли лишний раз получить отказ, и начать заново собирать документы только из-за неправильно выбранного места перевода документов?!
Вот такие бывают требования.
Что принято называть апостилем для свидетельства
Основное предназначение апостиля – подтвердить, что документ, на который он поставлен, является действительным. Чаще всего требуется такое доказательство легитимности при выезде за рубеж. Например, европейские страны Гаагской конвенции 1961 года требуют заверять апостилем свидетельства о рождении и дипломы о полученном образовании.
Определим, что такое апостиль на свидетельство о рождении ребенка: это специальный штамп, который ставится на оригиналы, переводы и копии данного документа.
По этой причине, прежде чем вы приступите к процедуре легализации вашего документа для зарубежной поездки, необходимо уточнить в консульстве страны визита, что именно подлежит апостилированию.
Вместе с тем данный стандартизированный штамп не требует дальнейшего узаконивания и признается всеми подписантами Гаагской Конвенции.
Как выглядит штамп и что в нем должно быть указано
Внешне апостиль представляет собой квадратный оттиск, сторона которого равна 9 см, и на котором содержатся следующие данные:
- наименование страны, в которой заверяется документ;
- должность и ФИО сотрудника, который занимался апостилированием вашего документа;
- название отделения ЗАГСа, которое выдало свидетельство и поставило на нем печать;
- город, в котором апостиль был проставлен;
- дата проведения процедуры;
- название органа, который заверяет подлинность свидетельства;
- номер штампа;
- подпись уполномоченного сотрудника.
В целом же то, как выглядит апостиль на свидетельство о рождении, не должно зависеть от страны въезда. Все перечисленные выше сведения должен содержать штамп любой страны, которая его выдала
Язык оформления штампа может быть как одним из официальных, принятых Конвенцией (английский или французский), так и государственным – той страны, которая его поставила в свидетельство.
Чаще всего все надписи делаются сразу на двух языках – национальном и на одном из языков Конвенции. А вот заголовок всегда прописывается исключительно на французском.
Ставится штамп либо на документе, который проходит легализацию, либо на отдельном листе бумаги, который в дальнейшем прикрепляется к своему оригиналу. А вот способы проставления штампа в разных странах могут несколько отличаться.
Для этих целей может использоваться:
- резиновая основа;
- клей;
- разноцветные ленты;
- рельефная печать;
- сургучная печать;
- самоклеющиеся стикеры.
Присоединение отдельного листа к оригиналу может осуществляться с помощью колец, скрепок, клея.
Если владелец документа находится за границей, а на апостиль требуется доверенность?
Если владелец документа находится за границей, а на апостиль требуется доверенность, то есть 2 варианта ее оформить:
1. В Консульстве России у российского нотариуса. В данном случае никаких дополнительных действий с такой доверенностью не требуется.
2. У нотариуса страны пребывания за границей.
В случае 2, если страна пребывания является участницей Гаагской конвенции 1961 г. об апостиле, то на такую доверенность необходимо поставить апостиль именно в стране пребывания. Далее апостилированная доверенность пересылается в Россию, делается нотариальный перевод доверенности. Только в таком виде российские госорганы принимают иностранные доверенности. Бюро переводов №1 не советует делать нотариальный перевод доверенности в иностранном государстве, так как в любом случае на таком переводе будут стоять штампы и надписи нотариуса или присяжного переводчика на иностранном языке. И в дальнейшем уже в России опять потребуется нотариальный перевод этих штампов и надписей. Кроме того, цены на перевод, например в Европе, гораздо выше российских цен.
Для каких документов нужен апостиль
Апостиль ставят на оригинале документа или на его нотариальной копии. При выборе варианта заверения учитывайте требования получателя в стране назначения.
Документы, для которых потребуется апостиль:
- справка об отсутствии судимости;
- свидетельство о рождении;
- документы об образовании (аттестаты, дипломы);
- документы о браке или разводе;
- выписки из ЕГРЮЛ;
- нотариальные документы;
- судебные акты и решения;
- судебные переводы;
- документы, выданные исполнительными органами власти;
- иные документы государственного значения.